A digitalização trouxe mais agilidade às comunicações processuais, mas também exige das empresas uma operação organizada, com responsáveis definidos, acompanhamento e rastreabilidade. 

Durante muitos anos, o recebimento de uma citação judicial dentro de uma empresa seguia um fluxo bastante conhecido. A carta chegava, alguém registrava o recebimento, carimbava, digitalizava, fazia a triagem e encaminhava para a área responsável.

Era um processo manual e, justamente por isso, os riscos eram mais fáceis de visualizar: um envelope podia ficar parado em um armário, ser recebido por uma pessoa que não conhecia a urgência daquela comunicação ou demorar a chegar à área responsável. 

Hoje, boa parte dessa rotina mudou. O Domicílio Judicial Eletrônico, desenvolvido no âmbito do Programa Justiça 4.0, centraliza em um único ambiente digital comunicações processuais enviadas pelos tribunais.

Para as empresas, isso representa ganho de agilidade e uma forma mais organizada de acompanhar citações, intimações e outras notificações. Mas a digitalização não eliminou o risco; ela mudou o ponto em que ele aparece. 

Segundo o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Judiciário recebeu 40,9 milhões de novos processos em 2025, o maior volume da série histórica.

No mesmo período, aproximadamente 45,2 milhões de processos foram baixados e o estoque encerrou o ano em 75,5 milhões de processos em tramitação.

Os números ajudam a dimensionar o volume de informações que circula pelo sistema de Justiça e o desafio de acompanhar esse movimento com eficiência. 

O risco operacional do Domicílio Judicial Eletrônico

O cadastro no Domicílio é uma etapa necessária, mas não garante, sozinho, que a empresa esteja preparada para a rotina que vem depois. O principal risco do Domicílio não está no recebimento da comunicação, mas na governança do que acontece a partir daí: triagem, cumprimento de SLA, direcionamento ao responsável e execução da providência necessária. 

Na prática, surgem perguntas importantes: quem acessa a plataforma? Quem dá ciência? Quem faz a triagem? Qual é o prazo interno para direcionamento? Quem assume quando o responsável está de férias ou afastado? E como a empresa registra o que aconteceu em cada etapa? 

É justamente aí que está a parte menos visível do Domicílio. Uma comunicação pode ter sido disponibilizada corretamente e, ainda assim, encontrar falhas no fluxo interno de tratamento. Quando não existem responsáveis definidos, SLAs claros e rastreabilidade, o risco deixa de ser apenas jurídico e passa a ser também operacional. 

A consequência pode ser relevante. A ausência de confirmação do recebimento de uma citação dentro do prazo legal, sem justa causa, pode gerar multa de até 5% do valor da causa por ato atentatório à dignidade da Justiça.

Mas o risco não se resume à multa. Uma comunicação não acompanhada ou mal direcionada pode gerar atraso, retrabalho, perda de rastreabilidade ou dificuldade para organizar a defesa. Em operações de alto volume, pequenos desvios podem deixar de ser exceções e se transformar em problemas recorrentes de processo. 

Atualizações técnicas e planos de contingência

Outro aspecto importante é que a tecnologia continua evoluindo. Em março de 2026, empresas e órgãos públicos que utilizavam sistemas próprios integrados ao Domicílio Judicial Eletrônico precisaram atualizar suas credenciais de acesso.

O prazo definido pelo CNJ foi 31 de março e, após essa data, sistemas não regularizados ficariam impossibilitados de receber e acompanhar comunicações pela integração automatizada.

A mudança mostra que a implantação não encerra o trabalho: a operação precisa acompanhar as evoluções da ferramenta, tanto na parte técnica quanto na gestão de acessos e responsabilidades. 

O mesmo vale para eventuais indisponibilidades. A empresa precisa saber como agir quando elas ocorrerem, com um fluxo de contingência que contemple o registro da ocorrência, o acompanhamento da normalização do sistema e a definição de responsáveis enquanto o acesso não é restabelecido.

O objetivo não é criar mais burocracia, mas garantir continuidade e evitar dependência de controles informais. 

Governança e rastreabilidade das comunicações judiciais

Por isso, alguns pontos ganham importância na rotina do Domicílio: gestão de acessos e substituições, triagem, acompanhamento das comunicações, confirmação de ciência, cumprimento de SLA, direcionamento interno, tratamento de exceções e rastreabilidade.

Uma operação estruturada permite saber quando a comunicação chegou, quem a tratou, quanto tempo levou para ser direcionada, para quem foi encaminhada e qual providência foi tomada. 

Da citação à defesa: automação e inteligência artificial

E o trabalho não termina no recebimento da citação ou intimação. A partir dali, é preciso identificar as informações do processo, organizar o cadastro, direcionar a demanda, reunir documentos e subsídios e acompanhar os próximos passos até a elaboração da resposta ou defesa.

É nessa sequência que automação e inteligência artificial podem apoiar operações de maior volume, reduzindo atividades manuais e dando mais agilidade à organização das informações. 

Isso não significa, porém, que a tecnologia resolva tudo sozinha. Um processo automatizado também precisa de critérios de validação, revisão humana e rastreabilidade, principalmente nas etapas que impactam prazo e estratégia jurídica.

Quando comunicação, cadastro, subsídios e acompanhamento funcionam como partes de um mesmo fluxo, a tecnologia passa a apoiar não apenas a velocidade, mas também a organização e a previsibilidade da operação. 

O que acontece depois do recebimento da comunicação?

A tecnologia permite saber que uma comunicação chegou. A maturidade operacional está em conseguir demonstrar o que aconteceu depois.  

A empresa sabe que recebeu a comunicação, mas consegue provar que ela foi tratada no prazo e pelo responsável correto? 

É nesse intervalo entre o recebimento e a execução que pode estar o novo risco invisível das empresas.

Na Finch, atuamos justamente nessa jornada, utilizando tecnologia para captura e monitoramento das comunicações judiciais e uma operação estruturada para gestão e execução das etapas necessárias após o recebimento. E

sse modelo permite acompanhar prazos, organizar fluxos e ampliar a rastreabilidade ao longo de todo o processo. 

Mais do que receber uma comunicação judicial, o desafio está em assegurar uma gestão estruturada para que ela seja tratada, direcionada e executada de forma segura e dentro do prazo. 

Sobre a autora

Gabrielle Lacerda, Coordenadora de Operações LMS na Finch, pós-graduada em Gestão de Projetos e Metodologias Ágeis e Bacharel em Direito.