Tratar o ofício adequadamente reduz riscos jurídicos. O documento é a correspondência formal entre duas partes, produzindo efeitos jurídicos a partir do recebimento.

Muitas empresas e escritórios vivenciam o desafio de entender os diferentes documentos do setor jurídico, fazer o controle e dar a devida destinação. Neste processo, um desafio bastante recorrente é como criar fluxos para tratamento adequado dos ofícios.

Como ele é utilizado por órgãos administrativos e judiciais, os erros nos processos internos podem gerar punições. Logo, é importante tirar todas as dúvidas e implementar boas práticas para não ter problemas legais.

Neste conteúdo, explicamos o que é ofício e o que fazer ao receber essa documentação. Continue a leitura!

O que é ofício?

O ofício é uma correspondência. Nela, são veiculadas ordens, solicitações ou informações visando atender a formalidades e produzir efeitos jurídicos. Assim, o documento representa a comunicação oficial do remetente para o destinatário, pois usa do canal escolhido pela lei ou pelas partes para esse fim.

Nesse sentido, o ofício tem sempre uma forma facilmente reconhecível:

Nome, símbolos, ícones, brasões e outros sinais distintivos da pessoa ou organização emitente, geralmente na parte superior do documento; denominação do documento como ofício e número de registro interno; identificação do destinatário; conteúdo da mensagem, ordem ou solicitação; data, local e assinatura; comprovante de entrega (protocolo, aviso de recebimento, etc.).

• nome, símbolos, ícones, brasões e outros sinais distintivos da pessoa ou organização emitente, geralmente na parte superior do documento;

• denominação do documento como ofício e número de registro interno;

• identificação do destinatário;

• conteúdo da mensagem, ordem ou solicitação;

• data, local e assinatura;

• comprovante de entrega (protocolo, aviso de recebimento, etc.).

Uma dica é que a origem do ofício merece mais atenção do que a forma. Isso porque, os documentos emitidos por autoridades públicas podem ter consequências pelo descumprimento, o que não é comum para os particulares.

Quem pode solicitá-lo?

Os remetentes mais importantes são os órgãos públicos administrativos e judiciais. No primeiro caso, temos os Municípios, Estados, Distrito Federal, União e as entidades vinculadas a estas pessoas jurídicas de direito público, contemplando a administração direta, indireta e fundacional. No segundo, os diversos juízes e tribunais, federais e estaduais, espalhados pelo Brasil.

Em alguns casos, o particular pode enviar ofício para essas autoridades, normalmente com solicitações ou em resposta a ofícios enviados. Já a troca entre organizações privadas costuma ter o peso de uma notificação extrajudicial.

Como respondê-lo?

Sabendo o que é ofício, podemos ingressar no principal desafio do gerenciamento: como e quando responder à correspondência. A resposta deve ser avaliada caso a caso, dependendo da comunicação entre o setor jurídico e a administração da empresa.

Ofícios informativos

Se o ofício contiver uma informação, o passo seguinte é encaminhar para o responsável interno. É o caso dos ofícios em que setores da empresa ou organizações trocam informações, bem como usados pelos órgãos públicos para dar ciência de situações e decisões.

Ofício de solicitação

Se o ofício contiver uma solicitação, como entregar uma informação, prestar um serviço, deixar de realizar uma atividade, etc., a área responsável deve avaliar a pertinência de cumprir o que foi pedido pelo particular ou pela autoridade pública.

Em algumas situações, será o caso de responder rejeitando o pedido. Em outras tantas, será preciso atender aos requerimentos. E existem ainda as situações em que a empresa pode se antecipar e propor uma medida legal.

Ofício com ordem

O último caso é a veiculação de uma ordem. Tanto nos ofícios particulares como nos públicos, a área responsável deve atuar e avaliar se a determinação está conforme a lei.

Nos ofícios públicos, para não cumprir a determinação, ainda que irregular, será preciso utilizar dos meios legais e propor as medidas cabíveis.

Já nos particulares, as exigências vêm normalmente acompanhadas da ameaça de processar judicialmente a empresa. Logo, a equipe de tratamento de ofícios deve levantar os riscos e identificar a melhor estratégia.

Se houver cumprimento da ordem ou pedido, o ofício deve ser respondido com a comprovação dos atos praticados.

O que acontece se não for respondido?

As consequências variam segundo o remetente. Para os ofícios particulares, em regra, o resultado mais grave é a propositura de um processo judicial pela parte que se sentiu lesada.

Nos órgãos administrativos, devemos ficar atentos às multas administrativas e a outras punições. Elas não são comuns neste caso, pois geralmente as autoridades utilizam de notificações quando desejam comunicar irregularidades.

O caso mais relevante são os ofícios remetidos pelo Poder Judiciário, os quais exigem a cooperação do particular com a justiça. Nestes ofícios, os requerimentos são os mais diversos:

Permitir acesso aos livros empresariais; fazer algum tipo de baixa cadastral, como no cadastro de inadimplentes; conceder dados ou informações sobre terceiros; fornecer esclarecimentos sobre fato; executar ato necessário ao comprimento de medidas legais; entregar bens de terceiros sob responsabilidade da empresa.

• permitir acesso aos livros empresariais;

• fazer algum tipo de baixa cadastral, como no cadastro de inadimplentes;

• conceder dados ou informações sobre terceiros;

• fornecer esclarecimentos sobre fato;

• executar ato necessário ao cumprimento de medidas legais;

• entregar bens de terceiros sob responsabilidade da empresa.

Os ofícios judiciais podem vir com medidas coercitivas ou para buscar a cooperação voluntária em um primeiro momento. De todo modo, os maiores riscos são o ato atentatório à dignidade da justiça, as multas diárias e o crime de desobediência.

Ato atentatório à dignidade da justiça

O ato contrário à dignidade da justiça é causa de punição legal, que pode acarretar aplicação de multa por se comportar de má-fé no processo. O erro mais comum é não atender com exatidão ao ofício, mais até do que deixar de responder.

Multa diária

As multas diárias são valores cobrados para cada dia de descumprimento, começando após o prazo definido pela autoridade.

Crime de desobediência

A desobediência consiste em não cumprir a ordem legal de funcionário público, com pena de 15 dias a 6 meses de detenção e multa. Normalmente, é uma medida utilizada para atingir os representantes ou responsáveis diretos pela obrigação dentro da empresa.

Sendo assim, além de saber o que é ofício, é importante adotar boas medidas de controle e organizar os processos internos. Os riscos podem ser evitados se a empresa tiver uma comunicação eficaz com a área responsável, que deve avaliar as correspondências e indicar as medidas necessárias.

Aqui na Finch, somos especialistas em evitar problemas com ofícios e processos judiciais, enquanto ajudamos sua empresa a digitalizar o setor jurídico de ponta a ponta.