Nos últimos dois anos, a Finch se dedicou ao desenvolvimento de um software inovador para transformar a gestão de backoffice. Esta iniciativa surgiu da necessidade de otimizar processos internos, uniformizar fluxos de trabalho e melhorar a experiência de nossos clientes internos – uma área que conhecemos profundamente, com seus desafios e exigências.

Propósito e visão estratégica

O objetivo foi ambicioso: criar um software centralizador e orquestrador capaz de atender às demandas complexas de diferentes departamentos. A ideia principal era não apenas facilitar operações, mas também oferecer insights estratégicos para uma tomada de decisão mais inteligente, contribuindo diretamente para os resultados organizacionais.

A jornada para atingir essa meta revelou-se desafiadora, mas recompensadora. A transformação promovida impactou positivamente a organização e reforçou nosso compromisso com a inovação.

Principais funcionalidades do software

O software desenvolvido inclui um conjunto de funcionalidades estratégicas que visam otimizar fluxos de trabalho e promover eficiência operacional. Entre os destaques:

• Centralização de upload de documentos: organização e o acesso facilitado a arquivos, tornando a gestão de documentos mais eficaz;

• Gestão de e-mails: melhoria no gerenciamento e segmentação de mensagens;

• Triagem automatizada: configuração de regras automáticas para direcionamento de tarefas para filas específicas;

• Solicitação ágil de cópias de documentos: agilidade no processo de registro e compartilhamento de informações;

• Baixa de protocolos em massa: redução significativa do tempo operacional;

• Manual completo de uso: FAQ detalhado para facilitar a navegação na plataforma;

• Conexão via API ou RPA: integrações personalizadas para automação de processos;

• Gestão de priorização em atendimento: eficiência no tratamento de demandas urgentes;

• Fluxos e formulários personalizados: personalização conforme as necessidades de cada negócio;

• Comunicação centralizada: interação facilitada dentro do fluxo operacional.

Desafios e conquistas

Desde o início, o projeto enfrentou desafios complexos, como o mapeamento e a consolidação de fluxos de trabalho entre diferentes áreas. A busca por uma solução que fosse intuitiva e, ao mesmo tempo, robusta, exigiu um esforço conjunto das equipes de operações, tecnologia e LegalOps.

Entre as principais conquistas está a implementação de automações estratégicas, fluxos personalizáveis e inteligência artificial, que elevaram a eficiência operacional e tornaram o software uma ferramenta essencial no dia a dia.

Resultados alcançados

Migração de esteiras: a transição de mais de 30 esteiras para o novo software não só comprovou sua eficácia, como também trouxe um grande avanço na capacidade operacional da empresa. A integração mais fluida dos processos consolidou o sucesso da nossa estratégia de inovação.

Otimização do tempo de operação: a redução significativa no tempo necessário para operações críticas acelerou o trabalho diário e liberou recursos que puderam ser realocados para áreas mais estratégicas, maximizando a produtividade.

Melhoria na qualidade e redução de erros: redução de erros e retrabalhos, elevando a qualidade do serviço e reafirmando nosso compromisso com a excelência. A atuação multidisciplinar dos times operacionais, tecnologia e LegalOps fortaleceu a melhoria contínua.

Maior agilidade nas respostas: a capacidade de responder mais rapidamente às demandas internas e externas foi um divisor de águas. Essa agilidade nos permite nos adaptar de forma mais eficiente às mudanças de mercado e às necessidades dos clientes, reforçando nossa posição competitiva e única em entregas qualitativas, gestão inteligente e reconhecimento no mercado jurídico.

Olhando para o futuro

Essa jornada de transformação é apenas o começo. Continuamos aprimorando funcionalidades, expandindo automações e explorando novas possibilidades com inteligência artificial. Nosso compromisso com a inovação nos posiciona como referência no mercado jurídico, sempre buscando oferecer soluções que antecipam as demandas de nossos parceiros e clientes.

Com dedicação, colaboração e foco nos resultados, a Finch segue preparada para enfrentar novos desafios e reafirmar sua posição como a primeira big.legal.tech do Brasil.

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Sobre a autora

Tatiane Fernandes, Gerente de Produto da Finch e Especialista em Tecnologia e Gerência de Suporte de Sistemas, é graduada em Administração e atualmente cursa Gestão de Produto. Com mais de 13 anos de experiência na área operacional, ela possui 2 anos de atuação focada em gestão de produtos na área de tecnologia. Possui vasta experiência na liderança e desenvolvimento de equipes em áreas estratégicas, como Produtos de Gestão de BackOffice, Gestão Pré-Judicial, Gestão de Fluxo Inteligente e Gerência de Suporte de Sistemas.