Gerenciar projetos exige um nível de atenção elevado. Principalmente aqueles com muitas pessoas envolvidas, de complexidade técnica elevada, com prazo e custo justo e que são muito disruptivos. Por mais que controles e ferramentas ajudam no gerenciamento, existem momentos em que o Gerente de Projetos precisa ser o protagonista para garantir que o objetivo seja atingido.

O que a aviação pode nos ensinar

Tem um conceito da aviação que se aplica em momentos de crise em projetos.    Imagine-se pilotando um avião em seu voo de cruzeiro a 10.000 metros de altitude. De repente, você escuta um barulho e imediatamente uma série de alertas são disparados na cabine. Os passageiros começam a gritar. Fogo é visto do lado de fora. O avião inclina o nariz para baixo e inicia uma queda lenta. Neste momento, por mais que haja preparo e treinamento, a carga de trabalho para a tripulação é enorme. Qualquer falha, se não bem gerenciada, pode ser tornar uma sequência de falhas, causando o pior.

Nestas situações na aviação, existe o Crew Resource Management (CRM), criado para lidar com situações de alto risco. E aqui está o ponto: o CRM não é sobre técnica, mas sobre comportamento humano, comunicação, consciência, tomada de decisão e controle emocional. Em projetos, isso faz toda a diferença.

A seguir, o conceito é melhor explicado, já no contexto de projetos.

O que fazemos para evitar a crise

Assim como na aviação, que tem muitos procedimentos para evitar falhas, em projetos há várias ferramentas que atuam justamente para reduzir riscos antes que eles se tornem crises.

Uma boa gestão de escopo:

• evita falhas de entendimento sobre o que deve ser entregue;

• o gerenciamento de cronograma ajuda a identificar atrasos antes que saiam do controle;

• custos bem planejados evitam surpresas financeiras;

• qualidade garante que o que está sendo entregue atende ao esperado;

• recursos e stakeholders bem gerenciados reduzem conflitos e desalinhamentos;

• comunicação estruturada evita ruídos e interpretações equivocadas.

Mas é na gestão de riscos que tudo se conecta: identificar, analisar, priorizar e responder aos riscos de forma contínua é o que impede que pequenos desvios se transformem em grandes problemas.

Quando bem gerenciado, o risco tem uma ação para que ele não aconteça, uma ação caso ele ainda sim aconteça (plano de contingência), uma ação para caso a contingência falhe (Plano alternativo) e também uma ação para tratar o risco que surge devido a uma ação que foi feita para que ele não aconteça (Risco secundário).

Ainda assim, mesmo com todas essas práticas, nem tudo pode ser previsto, E é exatamente por isso que, quando a crise acontece, a forma como o time reage passa a ser o fator decisivo. Aqui entra o conceito de CRM da aviação.

Consciência situacional

Em crises, cada pessoa enxerga apenas parte do problema. Sem alinhamento, decisões são tomadas de forma isolada. Ter consciência situacional é entender o todo: impactos, riscos e prioridades. Isso exige troca constante de informações e humildade para reconhecer que ninguém tem todas as respostas sozinho.

Comunicação clara e objetiva

Sob pressão, a comunicação piora. As pessoas falam mais e entendem menos. Comunicar bem é ser direto, evitar suposições e garantir entendimento. Também é adaptar a mensagem: diretoria quer visão, time quer direcionamento, cliente quer segurança. Boa comunicação reduz conflitos, retrabalho e ruído.

Gestão das emoções

Pressão gera reações impulsivas. E isso costuma piorar a situação. Gerenciar projetos é também gerenciar emoções. É manter a calma, saber quando agir e quando escutar. Um time descontrolado perde eficiência. Um time equilibrado toma decisões melhores, mesmo sob pressão.

Tomada de decisão sob pressão

Nem sempre haverá todas as informações. Ainda assim, decisões precisam ser tomadas. O erro não é decidir rápido, é decidir sem critério. É preciso priorizar: nem tudo pode ser salvo ao mesmo tempo. Decisões devem considerar risco, impacto e contexto, e sempre ser bem comunicadas.

Experiência faz toda a diferença

Na aviação mede-se a experiência do piloto por horas de voo. Assim como em projetos, a experiência do Gerente do Projeto pode ser medida por horas de atuação (inclusive há certificações que só são concedidas após um processo burocrático para comprovar horas na gestão de projetos).

E não é à toa: existe o conhecimento explícito (facilmente documentado e pode ser adquirido através de um livro, por exemplo); e o conhecimento tácito (baseado na experiência, feeling, difícil de formalizar). É o que faz a diferença ao lidar com os problemas não previstos, de forma que a crise é rapidamente contida e o projeto segue rumo a seu objetivo

Logo, tão importante como dominar métodos e ferramentas, é importante desenvolver essas habilidades para garantir que o projeto atinja o resultado esperado.

Gerenciar projetos também é gerenciar pessoas em cenários de pressão.

Mantenha a calma, comunique-se bem e alinhe expectativas. É isso que mantém o projeto no ar, mesmo em meio à turbulência.

Na Finch estamos preparados para decolar o seu projeto, temos um plano de voo muito bem estruturado e estamos preparados para lidar com as adversidades que possam surgir, garantindo que o seu negócio chegue ao destino em segurança!

Sobre o autor

Danilo Leoni Souza, PMP, Gerente do Escritório de Projetos e Agilidade da Finch, gerencia os projetos de implantação dos produtos e serviços, possui MBA e certificações internacionais.