O backlog de ofícios é um conceito importante para dar tratamento adequado aos requerimentos recebidos pela empresa. Isso porque, ao medir o volume de tarefas em aberto, podemos criar um plano de ação e intervir antes que as pendências gerem problemas administrativos e legais.

Visualizar o problema facilita mudanças nos processos de gestão para que, após as medidas corretivas, o fluxo de trabalho seja eficiente. Na prática, deve haver pessoas dedicadas, bem como tecnologia aplicada para otimizar as atividades.

Para conhecer o que é backlog e qual é a importância do conceito, continue a leitura deste conteúdo. Ao longo do texto, tiramos as principais dúvidas sobre o tema!

O que é backlog de ofícios?

O backlog se refere à lista de pendências de um projeto ou fluxo de trabalho. Não à toa, a palavra pode ser traduzida como “acúmulo”, indicando a quantidade de demanda, em espera, na entrada de um processo de gestão.

No caso dos ofícios, o backlog é o repositório em que estarão todos os documentos que ainda não receberam uma destinação interna. É o passo imediatamente seguinte à chegada do requerimento, geralmente via postal ou eletrônica.

Em empresas com uma demanda elevada, é preciso manter um time dedicado ao controle desse fluxo de trabalho interno. Até porque, não só o volume pode causar dificuldades, como a execução da ordem precisa passar por diversos departamentos.

Imagine, por exemplo, um ofício para fazer uma baixa cadastral. A solicitação precisa ser avaliada pela área responsável, passar por colaborador autorizado a acessar o cadastro dos clientes, retornar para ser elaborada uma resposta e, por fim, ser respondida no prazo.

Logo, o backlog de ofícios é um desafio importante e merece atenção dos gestores empresariais.

Quais são os prejuízos causados pela má gestão?

Ter práticas ineficientes e uma pilha de ofícios em espera causam prejuízos para a empresa. Sem contar que esses problemas sempre terão como consequência impactos financeiros.

Perder tempo

Um grande volume de pendências ocupa a força de trabalho e reduz a capacidade produtiva em outras áreas. Isso porque, precisamos alocar pessoas para lidar com o problema e a própria burocracia de fluxo de trabalho ineficiente consome tempo.

Ter problemas legais

Outra consequência é não conseguir entregar as solicitações ou não propor as medidas legais caso elas sejam abusivas no prazo correto. Logo, expõe a empresa a multas e demais penalidades pelo descumprimento de obrigações.

Gerar desperdícios e retrabalho

Um backlog de ofícios não tratado também conduz a retrabalhos e desperdícios. Erros, falta de padronização, comunicação ineficiente, todos os problemas relacionados ao fluxo de trabalho fazem a empresa repetir ações desnecessariamente e gastar mais do que deveria.

Aumentar as despesas

Os problemas apontados repercutem em despesas. Ademais, a ineficiência será repassada para o cliente, pois os custos operacionais precisam ser suportados pelo preço dos produtos e serviços. Portanto, o prejuízo pode alcançar, até mesmo, a perda de competitividade.

Como tratar o backlog de ofícios?

O backlog de ofícios precisa ser atacado com medidas de curto e médio prazos. No curto prazo, buscamos zerar a lista de pendências, enquanto no médio prazo precisamos otimizar o fluxo de trabalho para não ter acúmulos no futuro.

Crie uma força-tarefa

Um excelente ponto de partida é mobilizar uma equipe para dar o tratamento emergencial dos ofícios pendentes. O ideal é que esse time tenha acesso facilitado a todos os setores envolvidos, comunicando-se de forma ágil e sem burocracias internas.

Faça a medição da capacidade produtiva atual

O cálculo da capacidade produtiva também é importante, porque permite comparar os resultados antes e depois das medidas. Isto é, quantos ofícios a organização consegue

atender no mês?

A diferença entre as solicitações que entram e a capacidade de atendê-las é o gap que precisa ser reduzido pelas medidas corretivas. Por exemplo, se entram 1.000 ofícios e conseguimos cumprir 800, há um gap de 200 pendências no fluxo de trabalho atual.

Digitalize o fluxo de trabalho

A digitalização do processo será a principal medida. Isso porque, simultaneamente, ela reduz as pendências no curto prazo e deixa um legado de tarefas automatizadas e padrões estabelecidos para o futuro.

A Finch possui soluções de tecnologia e gestão para realizar essa transformação digital do fluxo de trabalho dos ofícios. Na prática, você consegue gerir todo o ciclo de vida do ofício na empresa, como:

Recebimento;interpretação;coleta de subsídios;resposta.

• recebimento;

• interpretação;

• coleta de subsídios;

• resposta.

Com isso, consegue-se controle e visibilidade das pendências. Os ofícios também podem ser padronizados com modelos para reduzir o retrabalho e agilizar tarefas. A medida beneficia a separação entre os requerimentos repetitivos e as respostas que demandam uma fundamentação mais aprofundada, otimizando tempo e recursos.

Em um case recente, por exemplo, nossa solução de Ofícios ajudou uma instituição financeira a tratar mais de 40 mil ofícios parados no backlog em três meses. Além disso, o fluxo de trabalho atualmente gera cerca de 10 mil ofícios respondidos por mês.

Aloque pessoas no fluxo de trabalho

Por fim, indique os colaboradores responsáveis pelo fluxo de trabalho. O modelo exato depende do volume de solicitações — que pode variar da criação de uma atribuição para um cargo existente até a formação de um time dedicado ao tema.

O sucesso da gestão do backlog de ofícios no longo prazo depende de uma gestão precisa, economizando tempo e garantindo que todos os ofícios sejam respondidos, sem exceções. Com isso, as atividades deixam de ser aleatórias e sem padrões claros, passando a ter um processo definido e controlado de ponta a ponta.

Conheça agora mesmo a solução de Ofícios da Finch e conte um atendimento especializado para reduzir erros e mitigar riscos financeiros e de imagem.